Kommunesamarbeid inngår avtale med SendRegning AS om e-faktura-tilpasning

Kommunesamarbeidet i Hardanger, Haugalandet og Sunnhordland inngår avtale om levering av aksesspunkt i den nye digitale infrastrukturen for elektroniske fakturaer. Etter 1. juli 2012 skal all fakturering skje papirløst.

Sunnhordaland interkommunale innkjøpsforum; Bømlo, Fitjar, Kvinnherad, Stord og Tysnes.

Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum v/Stord kommune har på vegne av 17 kommuner i Hordaland og Rogaland inngått avtale med webfaktura-tilbyderen SendRegning AS om levering av meldingssentral/aksesspunkt i den nye infrastrukturen for elektronisk forsendelse av handelsdokumenter.

– Vi er den så langt største sammenslutningen av kommuner som inngår en slik avtale, sier innkjøpskonsulent Dag Eitrheim i Bømlo kommune, som er frikjøpt som prosjektleder for innkjøpsforumet for dette samarbeidsprosjektet.

Nye fakturakrav

Avtalen sikrer at kommunene kan sende og motta fakturaer i standardformatet EHF (Elektronisk Handelsformat), slik staten krever. Fra 1. juli 2012 er det intensjon om at alle fakturaer til offentlige virksomheter sendes i EHF-format. Alle offentlige etater, både statlige og kommunale, må knytte seg til et aksesspunkt for å kunne sende og motta fakturaer og andre forretningsdokumenter elektronisk.

Rimelig løsning

Avtalen inkluderer all nødvendig programvare og enkel tilkobling til infrastrukturen, automatisk støtte for EHF-formatet og kostnadsfri leverandøraktivisering. Kommunene har gjennomført en anbudskonkurranse som resulterte i sju kvalifiserte tilbydere av aksesspunkt.

– Vi valgte det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. For den enkelte kommune er dette en forholdsvis rimelig anskaffelse. Teknisk er løsningen dessuten betydelig enklere enn vi så for oss da vi startet prosessen, sier Eitrheim.

Steinar Cook, daglig leder i SendRegning.
Daglig leder Steinar Cook i SendRegning AS er stolt og glad for avtalen med kommunesamarbeidet

– Vi er stolte og glade over å bli valgt blant mange kompetente tilbydere. Samtidig føler vi oss trygge på at vi tilbyr en solid og enkel løsning som vil bidra til store gevinster for kommunene. Samfunnsøkonomisk er det viktig å få det offentlige til å ta i bruk den nye infrastrukturen, og denne avtalen er et steg i riktig retning, sier daglig leder Steinar O. Cook i SendRegning.

Sparer mange årsverk

De 17 kommunene mottar til sammen nærmere 200 000 fakturaer i året, og forventer store innsparinger ved å gå over til e-faktura.

– Ved å slippe å håndtere store mengder papir er det beregnet at vi vil spare opp mot 18 minutter per faktura. Til sammen utgjør dette inntil 30 årsverk, som vi kan frigjøre til andre oppgaver i kommunene. Disse gevinstene ønsker vi å realisere så raskt som mulig, ikke minst av miljømessige hensyn, sier Eitrheim.

En samfunnsøkonomisk analyse Metier har utført for Fornyings- og administrasjonsdepartementet konkluderer med at overgangen til elektronisk fakturering vil redusere kostnadene for norske kommuner med over 1,4 milliarder kroner.

Enkelt for alle

I løpet av første tertial blir økonomisystemene i kommunene oppgradert til å kunne lese elektroniske fakturafiler. Den nødvendige programvaren skal implementeres i løpet av våren, slik at kommunenes ERP-systemer er klare til å motta EHF-fakturaer 1. mai. Siste dag for mottak av faktura i papirversjon er 30. juni.

– Vi ønsker å gjøre det enkelt å være leverandør til oss. Elektronisk fakturering gir raskere og sikrere fakturabehandling og raskere oppgjør. De minste leverandørene kan benytte seg av rimelige, nettbaserte fakturaløsninger for å sende fakturaer til oss. De fleste regnskapsprogrammer vil kunne sende faktura i korrekt filformat, eller bli konvertert til riktig format gjennom en meldingssentral som videresender filen til vårt aksesspunkt, sier Eitrheim.

Godt samarbeid

Det er tidligere etablert samarbeid mellom kommunene på innkjøp, noe som har gjort denne prosessen enklere. Hver av de 17 deltakerkommunene har opprettet en lokal prosjektgruppe der alle de viktigste fagområdene er representert. Eitrheim er svært fornøyd med samarbeidet i og mellom kommunene.

– Dette er et kommunesamarbeid på tvers av fylkesgrenser der alle er likeverdige, og vi har fått til en svært god dialog og fremdrift. E-faktura-prosjektet er en liten del av dette samarbeidet. Målet med de lokale prosjektgruppene er å få med grasrota i hver enkelt kommune og på den måten sikre eierskap til prosjektene. Dialog og opplæring gjennomføres i web-baserte konferanserom. Dette eliminerer reisekostnader og effektiviserer gjennomføringen av prosjektet, sier han.

Disse kommunene er med

Bokn, Bømlo, Eidfjord, Etne, Fitjar, Haugesund, Jondal, Kvinnherad, Odda, Stord, Sveio, Tysnes, Tysvær, Ullensvang, Ulvik, Utsira og Vindafjord.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *