Hva er aksesspunkt og EHF-faktura?

1. juli 2012 innførte staten krav om elektronisk fakturering i EHF-format. Da måtte man forholde seg til nye begreper, som aksesspunkter og PEPPOL, samt implementere nye rutiner i bedriftene. Men hva er egentlig et aksesspunkt, og hva er en elektronisk faktura?

Aksesspunkt – statlig nettverk for elektronisk faktureringData chip - aksesspunkt

Den norske standarden for utveksling av elektroniske fakturaer er bygget på det europeiske systemet, som går under navnet PEPPOL (Pan-European Procurement Online). Dette er et nettverk av aksesspunkter for sending av elektroniske fakturaer på tvers av landegrensene.

Aksesspunktene fungerer omtrent som postkontorer. Alle velger selv hvilket aksesspunkt de vil benytte. Gjennom aksesspunktet blir man tilknyttet PEPPOL-nettverket og kan sende og motta fakturaer til alle andre som er tilknyttet infrastrukturen.

Alt man trenger for å sende en faktura, er mottakerens PEPPOL-ID, som består av en landkode og mottakerens organisasjonsnummer.

Elektronisk faktura

En elektronisk faktura er en faktura som utstedes, mottas og behandles elektronisk. Det finnes flere typer elektronisk faktura. Dette er de vanligste:

eFaktura

eFaktura er kanskje den mest kjente typen elektronisk faktura. En eFaktura kommer rett i nettbanken, og leses ikke inn i et økonomisystem, slik som andre typer elektroniske fakturaer.

En eFaktura kommer ferdig utfylt og må godkjennes av mottaker før den belastes konto. eFaktura er utbredt i bedrifter som fakturerer privatpersoner. eFaktura er et varemerke for bankenes tjeneste for mottak av automatisk betaling i nettbanken.

E2B 

En E2B-faktura kommer rett inn i økonomisystemet som en XML-fil, og brukes fortrinnsvis av større bedrifter. Fakturaformatet er utarbeidet av sentrale aktører i næringslivet og er den standarden som til nå har hatt bredest oppslutning.

Da et eget IT-prosjekt er nødvendig for å ta formatet i bruk, vil det bare være lønnsomt for bedrifter med store fakturavolum.

EHF-faktura

Elektronisk Handelsformat (EHF) er det nye standardformatet for fakturering til statlige virksomheter. Siden 1. juli 2012 har statlige virksomheter kun tatt imot fakturaer i EHF-format. Det er etablert en infrastruktur for forsendelse av EHF-fakturaer i henhold til den europeiske PEPPOL-standarden.

Forsendelse

Felles for både eFaktura og E2B-faktura er at hver enkelt avsender må inngå en egen avtale med hver enkelt mottaker for å få sendt fakturaene.

Digital infrastruktur

Med EHF-formatet er ikke forsendelsen lenger noe problem, fordi fakturaene sendes via PEPPOL-nettverket. PEPPOL er et europeisk samarbeid som lar bedrifter utveksle forretningsdokumenter. En EHF-faktura kan sendes til hvilken som helst mottaker i Europa.

PDF via e-post

En PDF-fil sendt med e-post er ikke en elektronisk faktura på samme måte som de andre formatene, selv om den sendes elektronisk. De andre formatene er laget for at datasystemer skal forstå dem og hjelpe deg med å behandle dem effektivt. En PDF-faktura er bare laget for å kunne vises i datasystemet, men er ikke forståelig for et datasystem og kan dermed ikke behandles elektronisk.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *