Faktureringstips for selvstendig næringsdrivende

Som selvstendig næringsdrivende ønsker du naturlig nok å bruke mest mulig tid på å utføre jobben din og minst mulig på administrasjon og andre ting som stjeler tid fra kjernevirksomheten. Men for å få betalt for jobben du gjør, må du fakturere.

Mange kvier seg for å sette seg inn i alt som har med fakturering å gjøre, men med riktig verktøy og noen gode rutiner behøver det verken være vanskelig eller spesielt tidkrevende. Har du dette på plass, er du et langt steg nærmere å sikre at du får pengene du har krav på og ikke går glipp av inntekter.

For din egen del vil jobben bli enklere, slik at du unngår å bruke mer tid enn nødvendig på fakturering. Med en profesjonell holdning til fakturering sender du dessuten noen signaler til omverdenen, og viser kundene at du har kontroll også på denne delen av virksomheten.

Så hvordan kommer du dit? Under følger noen gode råd for å hjelpe deg i gang.

Merk at faktura.no drives av SendRegning, en ledende tilbyder av nettbasert fakturering. Denne artikkelen er imidlertid ment som en generell hjelp til å komme i gang med fakturering, uavhengig av hva slags fakturaprogram du velger.

Velg riktig fakturaprogram

Med et fakturaprogram som passer deg og din virksomhet er du faktisk godt på vei. I tillegg til å sende fakturaer holder du oversikt over inntekter og hva du har utestående. Det fungerer som dokumentasjon på alle transaksjoner og viser historikken til hver enkelt kunde.

Som fakturautsteder er du automatisk underlagt en rekke lover og forskrifter. Et profesjonelt fakturaprogram vil være tilpasset gjeldende lover og regler, slik at du slipper å ha full oversikt til enhver tid.

Programvare eller nettbasert fakturaprogram?

Det finnes mange ulike fakturaprogrammer, både programvare som du kjøper og installerer og nettbaserte løsninger. En programvare krever en investering, men har deretter færre løpende kostnader ved bruk. Du må imidlertid regne med å betale for programvareoppdateringer. Med et nettbasert fakturaprogram har du ingen investeringskostnader og betaler gjerne stykkpris per faktura og for eventuelle tilleggstjenester du benytter. Det er ingen programvare som må installeres og oppdateres. En nettbasert løsning krever internett-dekning, men til gjengjeld har du tilgang til programmet over alt.

Formelle krav til fakturaer

Det finnes klare regler for hvordan en faktura skal se ut og hva den skal inneholde. Derfor er det viktig at du velger et fakturaprogram som oppfyller alle lovens krav.

En faktura skal inneholde følgende informasjon:

  • Fakturanummer. Nummeret skal være unikt og kontrollerbart, og skal være tildelt maskinelt (slik fakturaprogrammer gjør) eller forhåndstrykt på en blankett.
  • Fakturadato. Dette er datoen fakturaen blir generert, som kan avvike fra datoen for salget.
  • Selgers navn og organisasjonsnummer. Dersom virksomheten er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal org.nummeret etterfølges av bokstavene MVA.
  • Kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer. Det finnes noen unntak, for eksempel for kontantsalg til privatpersoner.
  • Beskrivelse av varen/tjenesten som selges.
  • Kvantum/omfang av varen/tjenesten.
  • Tidspunkt og sted for levering av varen/tjenesten.
  • Pris og evt. merverdiavgift.
  • Forfallsdato.

I tillegg bør du oppgi fullstendig kontaktinformasjon og bankkontonummer.

Kartlegg behovene dine

Et fakturaprogram tilbyr en rekke tjenester ut over det å sende fakturaer. Før du velger en løsning, bør du tenke gjennom hvilke tjenester du har behov for. Her er en sjekkliste:

  • Ønsker du tilgang til inkasso, slik at du enkelt kan følge opp kunder som ikke betaler når de skal?
  • Ønsker du å tilby kundene dine avtalegiro?
  • Har du kunder eller andre som krever at du sender elektronisk faktura i EHF-format? Offentlige virksomheter som statlige virksomehter og kommuner, og en rekke private bedrifter, krever nå EHF-faktura fra leverandørene sine, så hvis du har kunder i denne kategorien bør du forsikre deg om at fakturaprogrammet du velger, har støtte for EHF.
  • Har du kunder i utlandet? I så fall bør du velge et fakturaprogram med mulighet for å fakturere i utenlandsk valuta.
  • Er du er i en bransje som baserer seg på tilbud og ordrebekreftelser? Da kan du unngå mye dobbeltarbeid på å velge et fakturaprogram som har en løsning for dette.

Etablér en policy

Hvor lang betalingsfrist skal du gi kundene dine? Skal du kreve fakturagebyr? Hvordan skal du følge opp fakturaer som ikke blir betalt i tide? Når skal du purre, og skal du kreve purregebyr? Dette er spørsmål du vil måtte ta stilling til før eller senere, så det beste er å etablere rutiner for dette med det samme. Noe bestemmer du selv, og noe finnes det klare regler for.

I utgangspunktet er det du selv som setter betalingsfristen på fakturaene du sender, for eksempel 14 dager. I enkelte tilfeller kan det være naturlig å bli enig med kunden om en løsning som fungerer for begge parter. Som hovedregel bør du ikke akseptere for lang betalingsfrist – det er ingen grunn til at du skal fungere som kredittinstitusjon for kundene dine.

Informér kundene dine

Gjør det klart for kunden hva slags policy du har for å følge opp ubetalte fakturaer. Om du ønsker å ilegge fakturagebyr, bør du informere kunden om dette på forhånd. Overraskende gebyrer oppfattes sjelden positivt, og ved å være tydelig skaper du større tillit og forutsigbarhet i kundeforholdet.

Følg opp ubetalte fakturaer

Når en faktura ikke er betalt innen forfallsdato, bør du følge opp raskt. Det er flere måter å gjøre dette på, og du bør på forhånd ta stilling til hvordan du skal håndtere kunder som ikke betaler i tide. Dette vil blant annet avhenge av hvem kunden er og hvilken relasjon dere har. Skal du for eksempel sende en vennlig påminnelse før du følger opp formelt med en purring? Skal du purre med det samme betalingsfristen har utløpt, eller vente? Hva gjør du om purringen heller ikke blir betalt? Skal du sende nok en purring, eller et inkassovarsel? Her har du flere valgmuligheter, men det er klare regler knyttet til alle former for betalingsoppfølging.

 

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *


*